自動車学校の教習進捗をExcel・PDF出力｜予約と実績を混ぜない
予約表と教習実績は似ていますが、同じではありません。予定変更が過去実績を変えないよう、出力時に状態と基準時刻を明確にします。
先に結論予約、実施、取消、振替を分け、受講者・指導員・車両の関係を同じ識別子で追える出力にします。
予定表と実績表を分離する
配車や指導員配置に使う予定表は将来変更されますが、実施済み記録は確定後の根拠になります。一つの列で上書きせず、予約状態、実施状態、変更日時を分けます。
取消、振替、指導員変更、車両変更を匿名データで試し、過去の確定実績が現在の予定へ引きずられないことを確認します。教習や安全に関する判定ルールは責任者と現行規程に従います。
用途ごとに列と並びを決める
日別の車両・指導員確認はExcel、他システムへの連携はCSV、受講者や社内へ固定表示で渡す帳票はPDFが向きます。受講者番号、日時、区分、指導員、車両、状態の列順と形式を受取側と合わせます。
先頭ゼロ、時刻、日付またぎ、長い氏名、空欄を確認します。出力後に手で列を並べ直す作業が毎回あるなら、その並びを標準出力へ反映できるか検討します。
PDFの改ページと個人別分離を確認する
個人別の進捗票は別受講者の情報を混ぜず、氏名、対象期間、ページ番号を各ページで確認できるようにします。項目数が多い場合も文字を極端に縮めず、複数ページへ自然に分けます。
一括PDFは生成件数と失敗件数を示し、失敗分だけ再生成できるようにします。ファイル名だけで送付先を判断せず、送信や印刷前に対象者と枚数を確認します。
再出力で二重処理を起こさない
同じ期間のCSVやPDFを再出力しても、予約、実績、請求状態が変わらないことが必要です。外部へ取り込むCSVには一意番号を含め、再取込で同じ実績が増えないことを受取側と試します。
閲覧、個人出力、全受講者出力を権限で分けます。架空の一週間で予約、変更、実施、取消、確定、出力、訂正、再出力を一巡し、画面・Excel・CSV・PDFの件数と状態を照合します。
相談前にそろえるもの
- 予約と実績の分離
- 列順・日付・時刻
- 個人別PDF
- 一意番号と再取込
- 一括出力権限
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。