先に結論見積版、材料候補、代替品、追加変更、発注状態を分け、数量と履歴を追えるようにします。
品番・単位・代替条件をそろえる
メーカー、品番、仕様、個・箱・mなどの単位を整理します。似た名称だけで選ばず、現場が確認する項目を表示します。
代替可否や施工条件は担当者が判断します。システムが品番だけで自動置換しないようにします。
見積版と追加を分ける
下書き、確認中、提出、承認を分け、提出した版を残します。追加や減額は元見積へ直接上書きしません。
単価、税、端数の計算は現在の帳票と規程を基準にし、金額差があれば担当者へ戻します。
候補と発注済みを分ける
見積明細から手配候補を作っても、在庫、納期、現場進捗を確認してから発注します。承認待ちを表せるようにします。
発注済み、一部入荷、完了、取消を分け、同じ明細の二重発注を防ぎます。返品や代替の履歴も残します。
例外を含む案件で照合する
品番変更、部分入荷、返品、追加、取消、担当変更を含め、現行表と品目数・数量・金額を照合します。
既存データは複製環境で試し、確定済み見積と発注を上書きしません。会計や請求への反映は担当者確認後に行います。
相談前にそろえるもの
- 材料マスターと単位
- 代替品の確認者
- 見積版と承認
- 発注・入荷の状態
- 会計・請求への連携
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。