電気工事の作業報告書をPDF・CSV出力｜写真と明細を崩さない方法
作業報告を入力できても、提出用PDFや集計CSVが現場の書式に合わなければ転記が残ります。誰に何を渡すかで出力形式を分け、元記録とのつながりを保ちます。
先に結論顧客提出はPDF、社内確認はExcel、集計・連携はCSVを基本に、確定済みデータから同じ条件で再出力できるようにします。
提出・確認・連携で形式を分ける
顧客へ渡す作業報告書は、端末や表計算ソフトで見た目が変わりにくいPDFが向きます。社内でコメントや確認列を加える表はExcel、会計や集計へ渡す項目データはCSVが扱いやすい選択です。一つの形式ですべてを賄わず、利用者と目的を先に決めます。
出力ボタンを増やす前に、現行の提出帳票と月末集計を集めます。同じ日報から作業報告、材料集計、写真台帳へ何を引き継ぐかを整理し、担当者が同じ内容を打ち直さない流れにします。
PDFの写真と改ページを実データ量で試す
写真が0枚、1枚、多数、縦長、横長の場合を試し、説明文や撮影日が別ページへ離れないようにします。顧客名、工事名、作業日、担当者、ページ番号を必要なページへ表示し、印刷時に文字や署名欄が切れないか確認します。
長い現場名、複数日の作業、設備ごとの点検を匿名サンプルで出力します。PDF生成に失敗した場合は空ファイルを成功扱いにせず、再試行と問い合わせに必要な出力番号を表示します。
CSVの列と文字コードを固定する
工事番号、作業日、材料コード、数量、担当者など、受取側が必要とする列順、日付形式、文字コード、空欄の扱いを仕様として残します。Excelで開いたときに先頭ゼロが消えるコードや、改行を含む備考も確認します。
同じ期間を再出力しても元記録が増えたり確定状態が変わったりしないことが重要です。取込先で二重計上を防ぐための一意番号を含める場合は、受取側と合わせて少数データで往復確認します。
確定・再発行・権限を分ける
未確認の日報を顧客提出用へ混ぜず、下書き、確認待ち、確定を出力条件にします。確定後の訂正は元記録へ履歴を残し、訂正版PDFには版や再発行日時を示します。過去PDFを無言で差し替えません。
写真原本、一括CSV、顧客別PDFは漏えい範囲が異なるため出力権限を分けます。架空工事で入力、承認、出力、訂正、再出力を一巡し、画面の件数・合計と各ファイルを照合します。
相談前にそろえるもの
- 出力先と形式
- PDFの写真・改ページ
- CSV列・文字コード
- 確定状態と訂正版
- 一括出力権限
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。