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設備工事の見積・材料管理｜変更と追加を履歴に残す
見積提出後に材料や数量が変わると、どの版が正しいか分からなくなりやすいものです。見積、変更、材料手配を案件へ結び、確定前後を分けます。
先に結論見積版、承認、材料手配、追加変更を分け、金額と数量の変更履歴を残します。
見積の版と状態を分ける
下書き、社内確認、提出、承認、失注などの状態を決めます。同名ファイルの上書きを避け、提出した版を後から確認できるようにします。
単価、税、諸経費の計算は現在の規程と帳票を基準にし、開発側で推測しません。金額変更は担当者が確認します。
材料の候補と発注を分ける
見積明細から材料候補を作っても、そのまま発注せず、在庫、代替品、納期、現場条件を担当者が確認します。
発注候補、承認待ち、発注済み、一部入荷、完了を分け、同じ明細から二度発注しない識別を持たせます。
追加変更を元見積へ結ぶ
現場変更や追加工事は自由メモだけにせず、対象工程、理由、数量、確認者を記録します。元見積を直接書き換えません。
取消や減額も履歴として残し、請求候補への反映前に担当者が確認します。確定済み請求を自動で変更しない設計にします。
例外を含めて照合する
部分入荷、返品、代替品、数量変更、追加、取消を含む案件で、現行表と品目数・数量・金額を照合します。
既存データは複製環境で試し、確定済みの過去見積や発注を上書きしません。差があれば自動で進めず担当者へ戻します。
相談前にそろえるもの
- 現在の見積・発注書
- 版と承認の流れ
- 材料の単位と品番
- 追加変更の確認者
- 会計・請求への連携
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。