BLOG業務改善
設備工事の日報・写真管理｜現場と事務所を一つにつなぐ
設備工事の日報と写真を別々に送ると、事務所で現場・日付・工程へ結び直す作業が発生します。現場で一度入力した情報を、確認と台帳へつなげます。
先に結論日報、点検、材料、写真を現場・日付・工程へ結び、転記と探す時間を減らします。
現場で選ぶ項目を減らす
日付、現場、担当者は予定から初期表示し、作業区分、人数、進捗は選択中心にします。毎日同じ情報を手入力させません。
自由文は特記事項だけにし、前回コピーを使う場合も日付と内容を送信前に確認します。入力途中の下書きも必要です。
写真を工程へ結び付ける
着手前、施工中、完了、点検などの区分を選び、現場と工程へ保存します。ファイル名だけで探す運用を避けます。
位置情報や人物が不要に写らないようにし、顧客情報を含む写真は閲覧・出力権限と保存期間を限定します。
承認と差し戻しを見える化する
未提出、確認待ち、差し戻し、承認済みを分けます。差し戻し理由と修正箇所を短く示し、電話確認を減らします。
承認後の訂正は元記録を削除せず、訂正者、時刻、理由を残します。工事台帳やCSVへは承認済みだけを出す条件を決めます。
現場の通信条件で試す
地下、機械室、山間部などで写真送信、下書き、再送を確認します。二度押しや自動再送で同じ日報が重複しないようにします。
一現場から既存日報と並行し、件数、人数、写真数を照合します。過去日報と顧客データは上書きしません。
相談前にそろえるもの
- 日報の必須項目
- 写真の工程区分
- 確認・承認の担当
- 工事台帳・CSV項目
- 通信が弱い現場
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。