イベント参加者名簿をCSV・PDF出力｜受付と個人情報を安全に扱う
参加者名簿は便利ですが、目的以上の個人情報を持ち歩くと漏えい範囲が広がります。受付に必要な一覧と管理用データを分けます。
先に結論受付用は最小項目、管理用は権限制限、外部連携CSVは固定仕様として、出力後の保管と削除まで決めます。
受付に必要な項目だけを選ぶ
受付番号、氏名、区分、受付状態など、当日確認に必要な項目を整理します。住所、電話、自由記述が不要なら受付名簿へ含めません。配慮事項など機微な情報は通常一覧から分け、必要な担当だけが確認します。
同伴者、団体、当日参加、取消、重複申込を匿名データで試します。氏名だけで同一人物と判断せず、受付番号や申込番号で識別します。
オンライン受付と紙PDFを同じ状態へ戻す
通信障害に備えた受付用PDFを用意する場合、出力時点を明記します。紙で受付した結果を復旧後に誰が入力し、オンライン受付とどう重複判定するかを決めます。
QRやコードを使う場合は読取失敗、二度読取、別日の券を試し、受付済みを二件にしません。紙名簿を正本に切り替える時間と、再開後の照合方法をスタッフへ共有します。
CSV列と文字コードを外部先へ合わせる
メール配信、名札、集計など外部用途ごとに必要列は異なります。申込番号、区分、氏名、状態の列順、文字コード、改行、先頭ゼロを仕様化し、毎回手修正しない形にします。
同じ参加者を複数の外部先へ渡す場合は、利用目的と必要項目を見直します。CSV出力したこと自体を履歴へ残し、再出力で受付状態や申込データが変わらないことを確認します。
一括出力と保存期間を管理する
スタッフ全員に全参加者CSVを配らず、閲覧、受付更新、一括出力を分けます。端末やUSBへ保存したファイルの回収、削除、紛失時の連絡方法を運営ルールへ含めます。
架空イベントで申込、変更、取消、CSV、PDF、オンライン受付、紙受付、復旧後入力を一巡します。申込件数、受付済み、未受付、取消を画面と各出力で照合し、イベント終了後の保存・削除は責任者が確認します。
相談前にそろえるもの
- 受付に必要な最小項目
- 紙PDFの出力時点
- QR二重受付防止
- CSV列・文字コード
- 出力後の回収と削除
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。