先に結論匿名参加者で申込から入場まで再現し、一つの受付レーンから広げます。
申込と参加条件を整理する
氏名、連絡先、区分、同伴者など必要項目だけを決めます。参加可否、年齢、支払、取消条件は主催者の規程に基づき、システムが勝手に判断しません。
仮申込、確認待ち、確定、取消、参加済みを分けます。フォーム送信直後に確定しない場合は返信時期を明示します。
匿名データで重複を作る
同じメール、同姓同名、家族申込、再送、支払途中を試します。氏名だけで自動統合せず、担当者が内容を確認します。
QRコードを画像共有された場合、二度目の受付を警告します。ただし誤操作を戻せる権限と履歴を用意し、入口を止め過ぎません。
一レーンで当日テストする
受付端末、スマホ、印刷名簿で同じ匿名参加者を確認し、検索、QR、手入力の時間を測ります。文字サイズと屋外での見え方も確認します。
通信が不安定な会場では事前同期とオフライン受付を試し、複数端末の結果を復旧後に重複なく統合できるか確認します。
終了後の保存まで決める
参加者一覧を見られるスタッフを限定し、終了後のダウンロード、共有、削除時期を決めます。返金や会計処理は担当者の確認を前提にします。
本番は一つの受付レーンから始め、入場数と申込数を照合します。障害連絡先と紙名簿への切替条件を全スタッフへ共有します。
相談前にそろえるもの
- 申込項目と参加条件
- 確定・取消の状態
- QRと手入力
- 会場の通信環境
- 終了後の保存期間
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。