BLOG業務改善
農産物の直販・受取・出荷管理｜注文の取り違えを防ぐ
電話、メッセージ、フォームから注文を受けると、商品名や受取日、数量の聞き違いが起きやすくなります。受付内容を一つの注文へまとめ、準備と引渡しへつなげます。
先に結論注文、在庫確認、準備中、受取・出荷、完了を分け、商品と数量の変更履歴を残します。
商品名と販売単位をそろえる
品種、規格、袋、箱、kgなど、注文で使う呼び方と単位を整理します。似た商品を写真と短い説明で確認できるようにします。
収穫前の予定数と販売可能数を分け、確定前の数量を売り切らないようにします。品質や価格の判断は生産者が確認します。
受付と確定を分ける
注文受付、在庫確認、確定、準備中、受取・出荷、完了を分けます。数量変更や取消では元の内容を残します。
通信再送や二度押しで同じ注文が重複しないようにし、保存中、完了、失敗を明確に表示します。
受取と配送の情報を分ける
直売所受取、現地受取、配送など方法を選び、日時と担当を表示します。住所は配送に必要な役割だけに見せます。
出荷連絡は対象者、商品、日付を確認し、送信済みと失敗を分けます。決済情報を不要に保存しません。
欠品と繁忙日で試す
収穫量変更、代替提案、部分出荷、受取延期、連絡不通を含めて試します。大量注文でも未準備だけを短く絞れるか確認します。
一商品・一受取方法から並行運用し、注文数、商品数量、完了数を現行表と照合します。顧客データは匿名テストへ置き換えます。
相談前にそろえるもの
- 商品・規格・販売単位
- 予定数と販売可能数
- 受取・配送方法
- 欠品時の担当
- 顧客情報の閲覧範囲
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。