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宿泊予約データの移行｜未来予約・部屋・顧客情報を守る手順

宿泊予約の移行は、過去件数よりも未来の一件を落とさないことが重要です。電話、予約サイト、旧台帳の予約を同じ基準日時で集め、部屋と日付の重なりを確認します。

2026.10.18ESシステム宮崎編集部

先に結論未来予約を最優先に、予約番号、宿泊日、客室、人数、状態、入金を照合し、販売停止時間を短くして切り替えます。

予約の入口と状態を一覧にする

自社サイト、電話、予約サイト、旅行会社、団体など予約の入口を整理し、予約番号と外部管理番号を保持します。仮予約、確定、変更、取消、宿泊中、完了を分け、取消済みを削除して空室計算が変わらないようにします。

客室名やプラン名を新名称へ置き換える場合も、過去予約と未来予約の表示を確認します。顧客の重複候補は氏名だけで自動統合せず、連絡先や予約履歴を扱う責任者が確認します。

移行日以降の予約件数、泊数、人数、客室数、未割当、取消、入金状態を日別に比較します。連泊、部屋移動、複数室、団体、添い寝、深夜到着など条件の違う予約を抜き取り、カレンダーと詳細の両方で確認します。

料金、税、手数料、入金、返金は元の確定値を保持し、未確認の計算式で再計算しません。差異があれば予約担当と経理担当が判断し、移行処理で勝手に調整しないようにします。

切替中も予約サイトから新規予約が入るため、販売停止または差分取得の時間を決めます。同じ外部予約を再取込しても二件にならない識別子を使い、変更・取消通知が元予約へ結び付くことをテストします。

メール通知、部屋割り、清掃一覧、帳票まで一巡し、旧システムから送られる自動通知を止めるタイミングも確認します。通信失敗時に未処理予約が一覧で分かり、担当者が再処理できる状態が必要です。

比較的予約の少ない日を選び、バックアップ、最終差分、旧側停止、新側開始の順で実施します。フロント、予約担当、清掃、経理がそれぞれ必要な一覧を開き、チェックインから帳票まで確認します。

重大な予約欠落や重複が見つかった場合の戻し方と、切替後に受けた予約の退避方法を準備します。旧環境は参照専用で保持し、翌朝の在館・到着・出発予定まで照合してから完了とします。

全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。