宿泊予約システムの権限設計｜予約・清掃・顧客情報を分ける

予約・客室・清掃の操作を分ける

予約担当は日程、人数、プラン、連絡先を扱い、フロントはチェックイン・滞在・精算に必要な情報を使います。清掃担当には部屋、作業、連泊、修繕を中心に表示し、氏名、連絡先、支払情報を必要以上に見せません。経理は確定後の売上や帳票を参照します。

清掃完了、点検済み、販売可能は別の状態です。清掃担当が作業を完了しても、未確認のまま販売停止を解除しないよう役割を分けます。部屋変更や連泊延長では、誰が予約と客室割当を変更できるかを繁忙日の架空予約で試します。

顧客情報と検索結果を必要範囲にする

氏名で検索できる人、電話番号を見られる人、過去宿泊を参照できる人、一括出力できる人を分けます。画面の項目を隠すだけでなく、URL、通知、印刷、CSV、ダウンロードからも同じ制限が働くことを別アカウントで確認します。

共有フロント端末ではログアウト後に前の予約、検索候補、印刷プレビューが残らないか確認します。電話対応中の一時表示やメモにも個人情報を増やし過ぎず、誰が記載・閲覧できるかを施設の運用に合わせます。

変更・取消・料金訂正を履歴に残す

予約日、人数、部屋、プラン、料金、取消を変更した場合は、元予約を消さず変更前後、受付経路、担当者、理由、時刻を残します。外部予約サービスとの同期で変更された場合も、連携元と受信時刻を追えるようにします。

料金、税、取消条件、返金、安全判断は施設規程や契約を責任者が確認します。締め後の売上訂正と予約担当の通常変更を分け、過去予約が現在のプラン名や料金マスタ変更で再計算されないことを確認します。

忘れ物・退職・復元までテストする

忘れ物情報は通常の清掃メモと分け、保管や返却に必要な担当だけが見られるようにします。退職、異動、応援終了後は古い端末や通知リンクを停止し、過去記録の担当者表示は保持します。端末紛失時の停止手順も決めます。

架空の連泊、部屋変更、取消、清掃、精算で、権限変更、一括出力、アカウント停止、バックアップ復元を一巡します。復元後の日別予約数だけでなく、客室割当、変更履歴、清掃状態、担当者を照合し、一部客室から段階導入します。

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