先に結論人を責める集計ではなく、迷う項目と防げる仕組みを見つける集計にします。
入力ミスの種類をそろえる
未入力、形式違い、重複、対象選択間違い、桁・単位違い、添付漏れ、期限後訂正など、現場で使える少数の分類を決めます。自由記述だけでは集計しにくくなります。
システムが送信前に止めたエラーと、保存後に人が見つけた誤りを分けます。前者が増えても、後工程への流出が減っていれば改善している場合があります。
件数ではなく発生率で比べる
処理件数が増えればエラー件数も増え得ます。百件当たり、帳票一枚当たりなど同じ分母で比べ、0件の日も記録します。
部署や担当者の順位表にせず、項目・端末・時間帯・操作手順で傾向を見ます。個人情報や評価へ影響する利用は目的と権限を先に決めます。
修正にかかった負担も測る
発見から連絡、再確認、訂正、再出力までの時間を残します。一件の重大な金額誤りと、すぐ直せる表示形式違いを同じ重さで数えません。
影響範囲、修正期限、外部送信の有無を加え、優先順位を決めます。金額や法令判断が必要な分類は責任者に確認し、画面側で勝手に確定しません。
防止策ごとに再テストする
必須表示、候補選択、自動計算、確認画面、重複警告を一度に変えず、どの変更が効いたか分かる範囲で試します。警告が多過ぎて無視されていないかも観察します。
通信切れ、戻る、二重タップ、長い値、0、負数など例外でも確認します。改善後は同じ期間・件数で再測定し、新しい入力負担が増えていないかを見ます。
相談前にそろえるもの
- エラー分類
- 分母となる処理件数
- 保存前・保存後
- 修正時間・影響
- 改善後の同条件テスト
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。