保険更新一覧をExcel・PDF出力｜期限・担当・書類を取り違えない
更新一覧は期限管理に役立ちますが、古い状態や不要な個人情報を持ち出すと誤連絡の原因になります。抽出時点と状態を明確にし、用途別に列を絞ります。
先に結論契約・顧客・更新案件を別IDで結び、期限確認用一覧と詳細書類出力を分け、再出力可能な履歴を残します。
顧客・契約・更新案件を区別する
一人の顧客に複数契約や複数回の更新があるため、氏名だけで一覧を作りません。顧客ID、契約ID、更新案件ID、満期日、担当、状態を分け、変更や終了済み契約も履歴として確認できるようにします。
更新可否、提案内容、保険判断をシステムが決めるものではありません。画面と出力は担当者の確認状況を整理する範囲とし、業務ルールや保存期間は社内規程と責任者判断に従います。
期限確認用の列を必要最小限にする
日次・週次の期限確認に必要な顧客名、満期日、担当、連絡状態などを選びます。住所、本人確認書類、詳細メモが不要なら通常Excelへ含めず、詳細出力と権限を分けます。
対象期間、基準日、抽出日時をファイルへ残し、古い一覧を最新と誤認しないようにします。満期日変更、担当変更、連絡待ち、書類不足を匿名データで試し、フィルター後も案件IDが残ることを確認します。
書類PDFは版と対象を表示する
申込・確認書類などをPDF化する場合は、顧客、契約、対象期間、版、発行日時を確認できるようにします。再提出や訂正で古い版を黙って上書きせず、どの版を確認・送付したか履歴へ残します。
一括生成では成功・失敗件数を示し、失敗分だけ再作成します。PDFファイル名やメール件名だけで宛先を判断せず、送付操作では対象顧客と件数を再確認します。
再出力と外部取込の重複を防ぐ
同じ更新一覧を再出力しても状態や連絡履歴が増えないことを確認します。外部システムへCSVを渡す場合は列順、文字コード、一意番号を合わせ、同じファイルの再取込で案件を二件作らないようにします。
架空の複数顧客・契約で期限変更、担当変更、連絡、書類再提出、Excel・CSV・PDF、再出力を一巡します。画面と各ファイルの件数・期限・状態を照合し、一括出力権限を別アカウントで確認します。
相談前にそろえるもの
- 顧客・契約・更新ID
- 基準日と抽出時刻
- 必要最小限の列
- PDFの版
- 再取込の重複防止
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。