先に結論匿名契約で予定・連絡・書類・確認を試し、担当者単位から段階的に移します。
現行台帳の項目と正本を決める
契約番号、更新日、担当、連絡状況、必要書類のうち、システムへ移す範囲を整理します。複数の表がある場合は、どれを正しい資料とするか責任者が決めます。
保険商品の判断、契約可否、保険料を開発側や単純な自動処理で決めません。画面は予定と確認を支援し、最終判断は担当者が行います。
匿名データで権限を確認する
担当者は担当契約、管理者は全体、書類確認者は必要範囲だけを見られる想定でテストします。URLや検索から権限外の契約へ移れないことを確認します。
担当変更と退職時はアクセスを停止し、過去の連絡履歴は残します。一括出力やダウンロードは必要な役割へ限定します。
期限と通知を段階的に動かす
最初は通知を担当者だけへ送り、予定日、送信先、重複、停止方法を確認します。顧客への自動送信は文面と対象を複数人で確認してから始めます。
既読、連絡済み、手続完了を分けます。通知を開いたことだけで更新完了にせず、必要書類と担当確認がそろった状態を記録します。
書類移行と復元を照合する
少数の匿名ファイルで同名、再提出、破損、大容量、通信失敗を試します。版、提出者、日時を保ち、誤って古い書類を最新版にしません。
本番では一担当者の対象期間に絞り、件数、更新日、書類数を旧台帳と比較します。保存期間と削除は社内規程と責任者確認に従います。
相談前にそろえるもの
- 正本となる更新台帳
- 担当・管理者の権限
- 通知と完了の条件
- 書類の版と再提出
- 保存と復元の規程
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。