先に結論項目ごとの正本と、追加・更新・無効化の流れを分けて決めます。
マスターの範囲と責任者を決める
顧客、請求先、納品先を一つにするか分けるかを業務から確認します。商品と規格、社員と利用者アカウントも同じとは限りません。
どの部署が新規登録と変更を承認するかを決めます。連携先で勝手に名称を直し、次回同期で戻る状態を避けます。
外部IDと内部IDを対応させる
変わり得る名称や電話ではなく、システムごとのID対応表を持ちます。統合・分割・廃止時も対応履歴を残します。
新規登録の採番順、先行して存在する側、ID未確定中の処理を決めます。仮IDを正式IDとして他の帳票へ広げません。
項目ごとの正本と競合を扱う
名称は基幹、担当メモは営業など項目ごとに正本が異なる場合があります。同時更新時に上書きせず、版や更新日時を確認します。
空欄を『削除』として送るか『変更なし』とするかを決めます。古い更新が遅れて届き、新しい住所を戻さないようにします。
削除ではなく無効化を検討する
過去取引が結び付く顧客や商品は物理削除せず、利用停止日や状態で新規選択から外す方法を検討します。
無効化が連携先へ反映されるか、再開時に同じIDを使うかを試します。件数、重複候補、未対応ID、更新失敗を定期照合します。
相談前にそろえるもの
- マスター範囲・責任部署
- 外部ID・内部ID
- 項目別の正本
- 競合・空欄の意味
- 無効化・再開・照合
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。