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旧システムを安全に残す｜読取専用・検索・廃止の進め方
移行後すぐ旧システムを消すと、過去帳票や未移行項目が必要になったとき確認できません。一方、書き込み可能なまま残すと正本が二つになります。
先に結論参照目的、利用者、期限を決め、読取専用化と最終廃止を別の段階にします。
旧システムを残す目的を決める
過去取引、監査、問い合わせ、未移行添付など、何を確認するために残すかを一覧にします。『念のため』だけで無期限保管にしません。
新旧どちらが正本かを日付と画面で明示します。旧側から新規登録や編集ができないようにし、例外対応の窓口を決めます。
読取専用でも権限を見直す
退職者、外部保守、共有アカウントを停止し、参照が必要な役割だけへ絞ります。URLを知るだけで過去情報を開けないか確認します。
古いソフトは更新停止で脆弱になる場合があります。インターネット公開を避ける、接続元を制限する、出力ファイルで保管するなどリスクに合わせます。
検索・帳票・バックアップを試す
顧客、日付、案件番号で代表データを検索し、過去帳票と添付を実際に開きます。ブラウザやOS更新後も読める形式か確認します。
バックアップの保存先、暗号化、復元手順を記録し、旧環境を停止した状態から必要情報を戻せるか試します。画面の稼働だけを保管としません。
最終廃止の条件と証跡を決める
保存義務、契約、未解決差異、利用実績、代替保管を確認し、責任者が廃止日を決めます。削除前に対象、バックアップ、復元期限を記録します。
サーバー停止、アカウント削除、DNS、外部連携、ライセンス、バックアップの扱いを確認します。個人情報を含む廃棄は社内規程に従い、完了証跡を残します。
相談前にそろえるもの
- 参照目的・正本
- 読取専用・権限
- 検索・帳票・添付
- バックアップ・復元
- 廃止条件・証跡
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。