先に結論入口ごとの問い合わせを一つの案件一覧へ集め、担当・次回対応・履歴を段階的に整えます。
入口と対応項目を整理する
公式サイト、物件ポータル、電話、来店ごとに受け取る項目と通知先を確認します。物件、希望地域、予算、連絡方法など必要な範囲だけを持ちます。
受付、初回連絡、内見調整、保留、終了を分け、各状態で次に必要な作業を決めます。成約可能性を根拠なく自動評価しません。
匿名案件で重複と担当変更を試す
同じ人が別物件へ問い合わせた場合、連絡先と内容を担当者が確認して関連付けます。同姓同名や共有電話番号を勝手に同一人物へまとめません。
担当変更では過去のメール要約だけでなく、連絡日時、約束、次回期限を引き継ぎます。退職者の権限停止後も操作履歴は保持します。
一つの問い合わせ経路から始める
最初は公式フォームなど一経路に絞り、メール通知と案件作成の件数を照合します。二重送信、添付失敗、迷惑送信、営業時間外を確認します。
スマホでは担当案件と今日の期限を先に表示します。入力項目を増やし過ぎず、電話直後に残せる操作回数か現場担当が試します。
期限と個人情報を確認して拡大する
契約期限や法的判断をシステムだけで確定せず、責任者が確認する通知として扱います。保存・削除期間は会社の規程と契約に合わせます。
ポータル連携は項目、更新間隔、停止時の再送を確認します。既存表は参照専用で残し、案件数と担当を照合してから経路を増やします。
相談前にそろえるもの
- 問い合わせの入口
- 案件の状態と期限
- 重複確認の方法
- 担当変更と権限
- 保存・削除期間
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。