先に結論物件ID、部屋、箇所、撮影日、用途、公開可否を持ち、古い写真を最新として掲載しない仕組みにします。
物件・部屋・箇所を撮影前に固定する
物件名だけでなく物件ID、棟、部屋、玄関、居室、設備など撮影箇所を選びます。似た名称や同じ建物の複数室を匿名データで試し、撮影画面に対象を固定表示します。
現況、入居前、退去時、修繕前後、募集公開用など用途を分けます。前回写真を表示する場合は撮影日を目立たせ、現在の状態と混同しないようにします。
公開用と社内確認用を分離する
公開サイトへ出せる写真と、修繕・確認・契約の社内写真を別の状態にします。公開可否を撮影者だけで確定せず、確認者と承認日時を残します。公開停止後も過去の利用履歴を確認できるようにします。
氏名、郵便物、車両番号、生活用品、鍵情報、隣室などの写り込みを確認します。ぼかしや切り抜きを使う場合は原本と公開版を分け、加工履歴を残します。
写真の版と掲載期間を管理する
同じ箇所の新しい写真を追加しても古い写真を無言で上書きせず、撮影日と版を保ちます。募集終了、修繕完了、設備交換で公開対象が変わる条件を責任者と決めます。
物件一覧、問い合わせ画面、報告書PDFなど複数の利用先を把握し、一か所の公開停止が反映されるか確認します。ファイル名だけで最新を判断しません。
権限・一括取得・移行を試す
担当者、管理者、外部業者が見られる物件と用途を分け、一括ダウンロードは限定します。共有リンクには期限と対象を持たせ、契約終了後や担当変更後に古いリンクで開けないことを確認します。
既存フォルダから移す場合は原本を保持し、物件ID、部屋、撮影日を少数で照合します。移せない画像や重複候補を一覧化し、別物件へ推測で割り当てません。
相談前にそろえるもの
- 物件・部屋・箇所
- 用途・公開可否
- 個人情報の写り込み
- 版・掲載期間
- 権限・既存写真移行
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。