業務システムの要件整理ミーティング｜90分で確認する流れ

準備は帳票と一日の流れ

参加者は現場、管理、必要なら経理など役割を分けます。個人情報を伏せた帳票、画面、集計例を用意し、誰が作成・確認・利用するかを書きます。

事前に機能要望を大量に並べるより、繁忙時間、確認電話、転記、探す時間を共有します。分からない業務ルールは宿題として担当者を決めます。

通常の一日を時系列にする

受付、入力、確認、承認、集計、出力までを順番に並べます。紙、Excel、電話、既存システムを切り替える場面と、二重入力が起きる場所を示します。

人数、件数、時間は概数でも構いません。誰がどの端末で操作し、通信や屋外など条件があるかを確認すると、画面と性能の優先順位が見えます。

例外・権限・過去データを確認する

取消、差し戻し、担当変更、日付またぎ、通信切れ、重複、退職など、実際に困る例外を三つ挙げます。正常時だけの画面では運用開始後に手作業が戻ります。

閲覧、入力、承認、削除、出力を役割別に確認します。金額や既存データへ影響する判断は会議で推測せず、責任者確認へ戻します。

決めたことより次の確認を残す

優先課題を一つ、試行範囲を一つ、確認が必要な業務ルールと担当を記録します。画面案や見積はこの前提と結び、変更時に理由を追えるようにします。

次回は匿名サンプルや試作画面で操作時間と入力回数を確認します。参加者全員へ長い議事録を送るより、決定、未決、担当、期限を短く共有します。

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