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飲食店の予約データ移行｜席・顧客・コースを安全に引き継ぐ

飲食店の予約移行では、一件の漏れや時間違いが当日の接客へ直結します。未来予約を中心に、席、人数、コース、連絡事項まで現場が読める形で確認します。

2026.10.18ESシステム宮崎編集部

先に結論予約番号、来店日時、人数、席、状態を軸にし、重要メモは責任者確認を通して、営業前後の短い時間で切り替えます。

未来予約と受付経路を集める

電話、予約サイト、SNS、紙台帳、自社フォームなど受付経路を一覧にし、移行対象時点以降の予約を集めます。確定、仮、変更待ち、取消、無断キャンセルを区別し、取消済みを消して空席の履歴や顧客対応が分からなくならないようにします。

氏名だけで顧客を自動統合せず、電話番号、外部予約番号、過去来店を責任者が確認します。アレルギーや配慮事項は重要ですが、医療判断をシステムに任せず、現行の確認手順と表示範囲を維持します。

予約件数だけでなく、日別、時間帯別、人数、席、コース、受付経路、状態を比較します。団体、席のみ、複数テーブル、時間変更、子ども人数、貸切など条件の違う予約を抜き取り、カレンダーと一覧、詳細を実際に開きます。

席配置や滞在時間のルールは店舗ごとに異なるため、移行時に新しい自動割当を勝手に適用しません。元の席指定と未割当を保持し、重複候補を警告して店舗責任者が判断できるようにします。

コース、苦手食材、記念日、来店時の注意などのメモが途中で切れたり、別予約へ付いたりしないことを確認します。個人情報や配慮事項は必要なスタッフだけが見られる範囲にし、検証用の画面やログへ不用意に残しません。

確認メール、変更、取消、リマインドをテストし、旧システムと新システムの両方から二重送信しないよう停止時刻を決めます。外部予約の再取込で二件にならず、失敗通知を担当者が把握できることも確認します。

閉店後にバックアップを取り、最終予約差分、旧側の更新停止、新側の開始を実施します。翌営業日の予約表、席、仕込み用コース数、連絡事項を紙や旧画面と突き合わせ、スタッフがスマホやタブレットから迷わず確認できるか試します。

重大な欠落や二重予約があった場合の戻し方と、切替後に受けた電話予約の退避方法を決めます。旧システムは参照専用で残し、翌営業の受付、変更、来店、会計前の確認まで一巡して完了とします。

全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。