先に結論代表作業を試し、月額だけでなく連携・移行・終了までの総負担を比べます。
標準機能へ合わせられる範囲を確認する
顧客、案件、承認、帳票など、現行手順をそのまま再現せず本当に必要な条件を分けます。標準機能で十分ならSaaSは早く始められます。
安全、法令、独自計算、取引先指定など変えにくい条件は、設定・追加開発・運用回避のどれで対応するか確認します。
権限・連携・スマホ操作を実機で試す
管理者の説明画面だけでなく、現場スタッフの入力、検索、写真、承認、CSV・PDFを実際の端末で試します。
API、会計、メール等の連携可否だけでなく、対象項目、実行回数、追加費用、失敗時の再送を確認します。権限外の出力も試します。
初期費用と継続費用を同じ期間で比べる
設定、データ移行、研修、月額、利用者追加、容量、連携、保守、改修を三年等の同じ期間で整理します。未確定費用は幅と前提を示します。
専用開発も完成後のサーバー、バックアップ、更新、問い合わせ対応が必要です。買切り表示だけで保守不要と判断しません。
データ返却と終了時の切替を確認する
顧客、履歴、添付、操作ログをどの形式で取り出せるか、退会後いつまで可能かを契約前に確認します。画面印刷だけをデータ返却としません。
専用開発ではソース、仕様、アカウント、バックアップの所有と引継ぎを決めます。小さな試行で作業時間と入力ミスを比べてから範囲を広げます。
相談前にそろえるもの
- 変えられない業務条件
- 実機・役割別操作
- 連携・追加費用
- 同期間の総費用
- データ返却・終了時移行
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。