会計資料ポータルの要件チェック｜顧客・年度・提出を安全に整理

顧客数より資料の流れを数える

顧客が何を、いつ、どの単位で提出し、職員が誰へ不足を連絡するかを整理します。通帳、請求書、給与資料など資料種別、対象月、締切、再提出の有無を一覧にすると必要な状態が分かります。

メール、共有フォルダ、紙で同じ資料を受け取っている場合、どれを正本にするかを決めます。提出件数、確認時間、不足連絡回数を測り、最初に減らしたい負担へ優先順位を付けます。

顧客・担当・管理者の見える範囲を決める

顧客は自社分だけ、担当職員は受け持ち顧客、管理者は割当と監査など、役割別に一覧、詳細、ダウンロード、CSV、削除を分けます。同じ顧客内でも給与や本人確認資料の閲覧範囲を確認します。

担当変更、繁忙期の応援、休職・退職、共有端末を想定します。画面メニューを隠すだけでなく、URL、通知リンク、検索、ファイル原本から別顧客へ入れないテストを要件へ含めます。

版・通知・期限を別の状態にする

受領、内容確認、差し戻し、再提出、確認済みを分け、同名ファイルを上書きしません。通知を送ったこと、相手が開いたこと、資料を確認したことも別の状態として考えます。

通知先、頻度、まとめ通知、送信失敗時の表示を決めます。顧客名をメール本文へ出し過ぎず、安全な画面へ誘導します。保存に成功して通知だけ失敗した場合も、二重登録や二重通知を防げる設計が必要です。

保存・移行・復元を先に確認する

顧客コード、年度、月、資料種別、版、担当を軸に、既存フォルダの件数・容量・最古・最新日を確認します。原本を保持し、少数顧客で件数とファイル内容、権限を照合してから広げます。

保存・削除期間は法令、契約、事務所規程を責任者が決めます。見積では初期設定、顧客案内、操作説明、容量、バックアップ、復元テスト、問い合わせ窓口を同じ条件で比べます。

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