BLOG業務改善

農産物の出荷データをCSV・ラベル・PDFへ｜品目と数量を照合する

出荷データは納品書、送り状、集計CSV、ラベルへ使われます。同じ情報を別々に入力せず、品目・数量・単位を一つの確定記録から引き継ぎます。

2026.10.18ESシステム宮崎編集部

先に結論受注と出荷実績を分け、品目コード、数量、単位、出荷日、届け先を各出力で同じ条件にそろえます。

受注・引当・出荷を分ける

注文を受けた数量、在庫から確保した数量、実際に出荷した数量を同じ列で上書きしません。欠品、代替、分納、取消を状態として残し、出荷確定後の値から帳票を作ります。

販売可能数や代替可否は作物、品質、契約に関わるため、システムが未確認のルールで決めません。担当者の確定操作と理由を残し、変更後は関連する納品書やラベルの再発行要否を表示します。

品目名だけでなく、規格、等級、荷姿、箱・袋・kgなどの単位を出力します。先頭ゼロを含む品目コード、少数数量、ケース換算を匿名データで試し、CSVやExcelで値が変わらないことを確認します。

列順、日付形式、文字コードは受取側に合わせます。同じCSVを再取込した場合に出荷が二重計上されない一意番号を設け、少数データで送受信を往復確認します。

ラベルは画面プレビューだけでなく実際の用紙、プリンター、余白で試します。長い品目名、複数行住所、バーコード、複数箱で文字やコードが切れず、箱番号と総数が分かるようにします。

納品書PDFはページ番号、出荷番号、届け先、品目明細が改ページで離れないことを確認します。印刷失敗時に再出力しても出荷数を増やさず、発行回数と版だけを記録します。

一日の出荷で、確定件数、ラベル枚数、納品書件数、CSV行数を比較します。分納、複数箱、取消、再発行を含め、単純な件数だけでなく出荷番号と数量合計を照合します。

閲覧、出荷確定、ラベル出力、全件CSVを役割で分けます。架空注文で受注、引当、変更、出荷確定、各出力、再発行を一巡し、画面と現物の差異がないことを確認してから対象品目を広げます。

全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。