介護記録システムの要件チェック｜職員・利用者・申し送りを整理

一勤務の記録と申し送りを追う

勤務開始時の確認、ケア後の記録、申し送り、対応、管理者確認までを並べます。用紙やホワイトボード、口頭連絡が重なる箇所を示し、記録件数、確認漏れ、探す時間を測ります。

通常記録、重要な申し送り、家族連絡、請求関連を一つの自由記述へ詰め込まず、目的と状態を分けます。最初は一チームや一記録から試せる範囲にします。

職種・担当・勤務で権限を決める

介護職、看護職、相談員、管理者などの職種に加え、担当利用者、フロア、応援期間を確認します。閲覧、入力、訂正、家族連絡、CSVを作業単位で分けます。

緊急時に必要情報へ到達できない設計も避けます。通常の最小権限と責任者確認による一時参照を分け、医療・介護判断や緊急連絡は施設の現行経路を維持します。

共有端末・文字・通信を実機で確認する

職員名、利用者名、日時を固定表示し、交代後に前の利用者や下書きが残らないことを要件にします。文字拡大、縦横、ソフトキーボードで保存やエラーが隠れないか確認します。

Wi-Fi切断時は未送信と送信済みを分け、再送で二重記録しない設計が必要です。端末紛失、職員異動・退職、共有端末の利用者切替を匿名アカウントで試します。

保存・移行・復元を規程に合わせる

利用者、職員、記録種別、期間、添付、訂正履歴の件数を確認します。匿名テスト後、管理された複製環境で利用者別・月別件数と表示、権限を照合します。

保存・削除期間は施設規程と責任者判断に従います。操作説明、問い合わせ、バックアップ、復元テスト、通信障害時の代替票と後入力担当まで見積条件へ含めます。

関連する記事