先に結論現場は今日の作業だけを短く入力し、管理側は未完了と追加作業を確認できるようにします。
現場・時間・作業項目を一画面にする
住所、入館方法、予定時間、清掃箇所、注意点を当日一覧から確認できるようにします。顧客の連絡先や鍵情報は必要な担当だけへ表示します。
定期清掃は前回内容を複製し、変更点だけ目立たせます。長い指示を毎回読ませず、重要注意は確認済みを記録します。
完了入力と写真を作業順に並べる
作業項目のチェック、数量、写真、特記事項を同じ流れにします。必須写真は種類を示し、何枚でも撮らせ過ぎません。
通信が弱い建物では下書きと未送信を表示し、失敗分だけ再送します。写真だけ届いて完了扱いになる状態を避けます。
追加作業と顧客確認を分ける
予定外作業は内容、理由、数量、写真を記録し、料金確定前の申請として扱います。現場スタッフが金額を推測で確定しません。
顧客確認が必要な場合は署名や連絡履歴を残しますが、署名画像だけで契約成立と断定せず社内手順へ合わせます。
未完了・品質・請求を照合する
管理画面では未着手、作業中、報告待ち、確認済み、差し戻しを一覧にします。完了件数だけでなく再清掃や不足写真も確認します。
請求対象は契約項目と承認済み追加作業から集計し、件数・金額を元明細へ戻せるようにします。締め後修正は履歴と再確認を残します。
相談前にそろえるもの
- 現場・入館・注意点
- 作業項目・写真
- オフライン・未送信
- 追加作業・顧客確認
- 未完了・請求照合
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。