BLOG業務改善
医療機関の予約・待ち状況管理｜受付の確認を減らす
予約表だけでは、来院済みか、どこで待っているか、受付処理が済んだかは分かりません。予約と当日の状態を分け、受付と各担当が同じ進み具合を確認できるようにします。
先に結論予約、受付、案内待ち、対応中、会計待ち、完了を分け、必要な役割だけに表示します。
予約と当日の状態を分ける
予約日時は予定であり、来院や案内の実績とは別です。予約済み、受付済み、待機、対応中、会計待ち、完了など、現場で必要な状態だけを決めます。
診療内容や優先順位をシステムが自動判断するのではなく、受付と案内の状況共有を支援する範囲に限定します。
患者向け表示は匿名にする
待合表示では氏名を出さず、受付番号など必要最小限の識別方法を使います。呼出し方法と再表示のルールを院内で決めます。
職員画面も役割ごとに表示範囲を分けます。診療情報や連絡先を、受付状況だけを見る端末へ必要以上に表示しません。
変更と通知の履歴を残す
予約変更や取消では元の記録を消さず、変更前後、受付方法、担当、時刻を残します。似た氏名や家族の予約を取り違えない確認手順も必要です。
通知は対象者、日時、送信先を確認し、診療内容を本文へ書き過ぎません。送信済み、失敗、停止希望を区別します。
混雑と停止を含めて試す
朝の集中、急な変更、遅刻、担当不在、端末停止、通信切れを含め、実際の受付動線で操作します。保存中と完了が明確か確認します。
匿名データで一部時間帯から並行運用し、予約数、受付数、完了数を現行表と照合します。患者情報を無断でテスト環境へ複製しません。
相談前にそろえるもの
- 予約と当日状態の区分
- 匿名表示の方法
- 役割別の閲覧範囲
- 通知内容と送信先
- 通信障害時の受付手順
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。