建設業のシステム要件チェック｜相談前に整理する日報・台帳・写真

機能名より現在の作業を見せる

日報、工事台帳、写真、見積、請求という名前だけでなく、誰が、いつ、どこで、何を記入し、誰が確認するかを一日の順で説明します。実際の帳票を個人情報や金額を伏せて3〜5枚用意すると、繰り返し入力と例外が見えます。

困りごとは『転記に毎日30分』『未提出確認が10件』『写真を探すのに時間がかかる』のように測ります。解決したい順を付けると、最初から工事管理全体を作らず、日報と写真など小さな範囲で始められます。

利用者・端末・現場条件を整理する

現場スタッフ、工事責任者、経理、管理者、協力会社の人数と必要操作を分けます。スマホ、共有タブレット、事務所PCの種類、文字拡大、手袋、屋外、カメラ利用も確認します。

山間部や建物内の電波、端末持出し、紛失時の停止、共有端末の利用者切替を要件へ含めます。画面枚数だけでなく、通信切れ時の下書き、再送、二重登録防止まで相談すると現場で止まりにくくなります。

承認・締め・集計の境界を確認する

日報の提出、差し戻し、承認、工事台帳への反映、月次締め、締め後訂正を並べます。誰がどこまで変更できるか、変更前後と理由を残すかを決めます。金額や原価の計算ルールは責任者と現行帳票で確認します。

月末に必要な工事別・作業員別集計、CSV列、PDF書式を先に示します。入力画面を作った後で集計項目を増やすより、最終帳票から逆算した方が無駄な入力を減らせます。

移行・テスト・障害時を見積条件へ入れる

既存Excelのファイル数、行数、写真容量、最古・最新日、工事番号の有無を確認します。原本を消さず、複製環境で件数・日付・金額・写真のひも付けを照合する範囲を見積へ含めます。

一現場で入力から出力まで試す期間、操作説明、問い合わせ窓口、バックアップ、復元テスト、障害時の紙運用も確認します。機能数だけでなく、導入と保守まで同じ条件で比較すると判断しやすくなります。

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