BLOG業務改善
歯科医院の備品・器具準備管理｜不足と点検漏れを防ぐ
備品の在庫と器具の準備状況は、同じ一覧へ数だけ置いても管理できません。消耗品、再使用器具、設備点検を分け、現場の規程に沿って記録します。
先に結論物品の種類ごとに、数量、準備状態、期限、確認者を必要な範囲で管理します。
管理対象を種類で分ける
消耗品は数量と発注、器具は所在と準備状況、設備は点検期限が中心です。すべてを同じ入力欄にせず、必要な項目だけを表示します。
感染対策や医療上の基準は医院の規程と専門担当者が決めます。システム側で基準や適否を推測しません。
在庫とロットを必要な粒度で残す
欠品や期限管理が重要な品目から始め、入荷、使用、廃棄、棚卸調整を分けます。直接数量を上書きせず理由と担当を残します。
ロットや期限が必要な品目は、読み取りや選択で入力回数を抑えます。全品目へ過剰な入力を求めると運用が続きません。
準備と確認を分ける
準備中、確認待ち、使用可能、対応必要など現場規程に合う状態を定義します。準備した人と確認した人、時刻を分けて履歴にします。
期限が近い項目だけを通知し、通知を消しただけで完了にしません。対応記録と確認者がそろって完了とします。
現行記録と照合する
棚卸差異、期限切れ、返品、機器点検の延期、担当不在を含めて試します。大量品目でも検索と一覧が遅くならないか確認します。
一部品目から並行運用し、数量、期限、未確認件数を照合します。既存の法定記録や院内記録を勝手に置き換えず、保存要件を確認します。
相談前にそろえるもの
- 消耗品・器具・設備の区分
- 記録が必要なロットと期限
- 準備・確認の担当
- 通知と完了条件
- 既存記録の保存要件
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。