先に結論一致条件を複数使い、関連データを見て、責任者が一件ずつ判断できるようにします。
重複候補を広く抽出する
全角・半角、株式会社の位置、空白、ハイフン、旧字体を整えた比較用の値を作ります。ただし元の名称や住所は上書きせず保持します。
電話、郵便番号、メール、法人番号など複数項目で候補を出します。一項目一致だけで同一と確定せず、候補理由を表示します。
関連する取引と履歴を確認する
受注、請求、入金、案件、問い合わせ、添付、担当者、権限がどちらの顧客へ結び付いているか確認します。件数と金額の合計も統合前に記録します。
同じ会社でも支店別請求や部門別契約を分けている場合があります。業務上別管理する理由を聞き、見た目の重複だけでまとめません。
残す値と履歴を決める
正規名称、請求先、連絡先、担当者をどちらから採用するか項目ごとに決めます。古い値は変更履歴として参照できるようにします。
統合元IDから統合先IDへの対応表を残し、外部連携や過去URLが参照するIDを確認します。統合後に元IDを別顧客へ再利用しません。
複製環境で照合してから反映する
匿名化またはアクセス制限した複製環境で、統合件数、取引合計、添付数、検索、帳票を確認します。取消手順とバックアップを用意します。
本番反映は締めや請求の時期を避け、責任者承認後に行います。統合中の新規更新を止めるか、差分を取り込む方法も先に決めます。
相談前にそろえるもの
- 複数条件の候補抽出
- 支店・部門の区別
- 取引・添付・権限
- ID対応表・変更履歴
- 責任者承認・取消手順
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。