飲食店の予約システム要件｜電話・WEB・席・当日運用を整理する
『電話予約とWEB予約を一つにしたい』から相談できます。受付経路ごとの情報と、忙しい時間帯にスタッフが行う操作を整理すると、過剰な入力を減らせます。
先に結論電話中の仮保存、重複確認、席変更、来店、取消を一日の流れにし、共有端末と通信障害まで要件へ含めます。
予約受付から来店までを時系列にする
電話、WEB、予約サイト、SNSで何を受け取り、誰が台帳へ入れ、どこで確認するかを並べます。仮予約、確定、変更待ち、取消、来店済みを分け、ピーク時の変更回数と確認電話を測ります。
実際の紙台帳や予約画面を個人情報を伏せて用意します。最初は一店舗・一時間帯で試し、予約、在庫、会計を同時に置き換えない方法も検討します。
席・時間・人数の例外を集める
テーブル、カウンター、結合席、未割当、貸切、団体、複数時間帯を例にします。滞在時間や席数のルールは店舗ごとに異なるため、アプリが未確認の条件で予約可否を決めないようにします。
大人・子ども、コース、席のみ、変更、無断キャンセルを整理します。料金や取消判断は責任者が決め、状態変更と履歴を残します。
電話中の操作と共有端末を確認する
電話受付は日時、人数、氏名、連絡先を仮保存し、詳細を後から確認できるようにします。日付・店舗を固定表示し、重複候補と空席状況を短時間で確認できる画面を要件にします。
共有タブレットでも更新者を記録し、職員交代、同時編集、文字拡大、スリープ復帰を試します。保存、通知、外部連携の成功を別々に表示し、再送で二重予約を作りません。
未来予約・通知・障害時を含める
既存の未来予約を日・時間帯・席・人数・状態で照合し、販売停止または差分取得の時間を決めます。旧システムと新システムから確認メールを二重送信しない切替が必要です。
操作説明、問い合わせ、バックアップ、復元、Wi-Fi停止時の紙控え、復旧後入力を見積へ含めます。閉店後に切り替え、翌営業の予約・席・コース数を再確認します。
相談前にそろえるもの
- 受付経路と状態
- 席・時間・人数の例外
- 電話中の仮保存
- 共有端末・同時編集
- 未来予約・通知・障害時
全部そろっていなくても構いません。分かる範囲を確認し、業務ルールや金額に関わる部分は担当者と一緒に決めます。